Yöneticilerin telefonlarını açan, randevularını ayarlayan, bazen kendilerine ve misafirlerine servis yapan kişiler bir zamanlar sekreter olarak anılırdı. Günümüzde bu kelime pek kullanılmıyor ve sadece bu işi ifade eden sözcük değil, işin kapsamı da değişti. Aynı konumdaki kişiler artık yönetici asistanı olarak biliniyorlar. Bir zamanlar sekreterlik biraz hafife alınan bir işti, şimdi ise bir kısmı yüksek öğrenim görmüş olan yönetici asistanları “Yöneticinin yöneticisi” olarak değerlendiriliyorlar ve yaptıkları iş de daha saygın, daha değerli bir hale geldi. İyi bir yönetici asistanı olmak için hangi özelliklere sahip olmak gerekiyor peki? Aşağıda bu konuda bilgiler bulabilirsiniz:
*Organizasyon becerisi bir yönetici asistanının mutlaka sahip olması gereken bir özellik. Bu konuda iyiyseniz yöneticinizin programını, görüşmelerini ve toplantılarını doğru ve verimli bir şekilde, doğru zamanlarda ayarlayabilirsiniz.
*Başarılı bir yönetici asistanı olabilmek için sözlü ve yazılı iletişim yeteneğinin üst seviyede olması gerekiyor. Zira mailleri ve telefonları doğru ve profesyonel bir şekilde cevaplamak, gelen konuklarla nazik, etkileyici, ikna edici konuşmalar yapmak bu işin önemli bir parçası.
*Yabancı dil öğrenmeye mutlaka zaman ayırın. 1 veya 2 yabancı dil bilmek size bu meslekte büyük bir artı kazandırır.
*Bilgisayar bilginiz belli bir seviyede olmalı. Hızlı yazı yazabilmek, temel ofis programlarına hakim olmak değerinizi arttırır.
*Birçok yöneticiye göre iyi bir yönetici asistanı araştırmacı bir ruha sahip olmalıdır. İşinizle ve çalıştığınız sektörle ilgili araştırmalar yapın, fikirler üretin. Neden sizden çalıştığınız firmayı ileriye götürecek bir fikir çıkmasın?
*Çatışma yönetimi konusunda becerikli olmak da bu meslekte yer edinmenizi sağlayacak önemli nitelikler arasındadır. Çalışanlarla yöneticiler arasında bir uyuşmazlık olduğunu önceden sezebilmeli ve önleyici tedbirler almalısınız.
*Kendinize inanın ki başkaları da size inanabilsin. Her zaman dürüst davranın. Hem kendine güvenen, hem de güvenilir bir insan olun. İşinizin zor tarafları, yöneticinizin idare edilmesi güç yönleri olacaktır; bu gibi durumlarda şevkinizi kaybetmeyin, pes etmeyin. Engelleri aşabilmek için pozitif ve umutlu olmanız, onları aşabileceğine inanmanız ve bunu nasıl yapacağınız konusunda fikirler üretmeniz gerekir.
*Hafızasına çok güvenseniz bile not alma alışkanlığı edinin.
*Yöneticinizle birlikte bir ekip oluşturmanız gerekiyor, bu da inisiyatif kullanmanızı gerektirir. Liderinizin temposuna ayak uydurmalı, olaylara onun baktığı açıdan bakmaya çalışmalı ve gerektiğinde onun yerine karar verebilmelisiniz.
*Hiç hata yapmamayı ummayın, insan hata yapar. Aynı hatayı tekrarlamamaya çok dikkat edin, önemli olan budur.
*Son olarak: Hem verimli, değerli ve takdir gören bir yönetici asistanı olmak, hem de kendinizi iyi hissetmek için işinizi sevmelisiniz.