Damla Danışmanlık ailesi olarak 2000 yılından bu yana İnsan Kaynakları sektöründe hizmet veriyoruz. Bu süre boyunca müşterilerimize evlerinde ve işyerlerinde çalışacak çok sayıda eleman bulduk, memnun oldular – memnun olduk. Makam şoförü, üst düzey yönetici asistanı, sekreter, fizyoterapist, refakatçi, temizlik elemanı gibi personel ihtiyaçlarınız için size de yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.
Sizi en kısa zamanda uygun eleman adaylarıyla tanıştırabilmemiz için bize nasıl bir sekretere ihtiyacınız olduğunu belirtmeniz gerekiyor. CV portföyümüzde farklı özelliklere sahip birçok sekreter profili mevcut, bu profiller arasında bir tarama yapıp sizin için ideal olanları tespit etmemiz uzun sürmeyecektir.
Telefonlara bakacak ve size, konuklarınıza ikramlık servisi yapacak bir sekretere mi ihtiyacınız var? Yabancı dil bilen bir sekreter ile mi çalışmak istersiniz? Sekreterinizin ön muhasebe bilgisi de olmalı mı? Hangi yaş gurubunda bir sekreteriniz olmasını tercih edersiniz? Bu gibi detayları bize bildirmenizden sonra hiç zaman kaybetmeden size kriterlerinize uygun bir sekreter bulmak üzere harekete geçiyoruz.
CV portföyümüzde yer alan sekreter adayları referans gösterebilen, eğitimli, bakımına ve giyimine önem veren, diksiyonu düzgün, iletişim yeteneği olan kişilerdir.
İnternet ortamında şirketlerin, işletmelerin, kurumların “Sekreter aranıyor” ilanlarıyla sıklıkla görülür. Sekreter, genel ofis işlerini idare eden bir büro elemanı olarak her boyuttaki iş yerlerinin ihtiyaç duyduğu bir çalışan tipidir.
Sekreter Kimdir?
Sekreter iş yerindeki iletişim, yazışmalar, dosyalama, yazı işleri, toplantı organizasyonları ve ziyaretçilerin karşılanıp ağırlanması konulara hakim olan ve bu alanlarda hizmet veren bir ofis çalışanıdır.
Sekreter Ne İş Yapar?
Bir sekreterin görevleri çalıştığı iş yerinin çapına ve ihtiyaçlarına göre değişir. Birden fazla sekreterin görev aldığı işletmelerde her bir sekreter belli bir işe yönlendirilebilir. Yine de genel olarak her sekreterin hakim olması gereken konular, sahip olması gereken beceriler vardır.
*İlgili kuruluşlar ve müşterilerle bağlantı kurar.
*Yazışmaları yönetir.
*Çağrılara cevap verir, mesajları not alır.
*Giderleri ve faturaları kaydeder, muhasebe işini de üstlenmişse muhasebeleştirir.
*Müşterileri ve ziyaretçileri kabul eder, gerekli yerlere yönlendirir, beklemeleri gerekiyorsa uygun bir şekilde ağırlanmalarını sağlar.
*Randevuları ayarlar.
*Günlük iş programını hazırlar ve uygulanmasını sağlar.
*Toplantı tarihlerini düzenler ve ilgili kişilere hatırlatır.
*Dosyalama işlerini yapar.
*Gerektiği zaman büro otomasyon sistemlerini kullanır.
*Günlük iş raporlarını tutar.
*Ofis malzemelerinin envanterini tutar, stok durumunu takip eder, sürekli olarak ihtiyaç duyulan malzemelerin tükenmeden önce temin edilmesini sağlar.
*Çalıştığı ortamın düzenli olmasını sağlar.
*Toplantılar sırasında not tutar.
*Yöneticilerin seyahat planlarını ayarlar.
*Yeni prosedürleri ve idari sistemdeki değişiklikleri uygulamaya koyar.
*Yazışma, taslak, not, rapor ve e – postalar gibi ofis belgelerini hazırlar, düzenler ve ilgili yöneticiye sunar.
İyi Bir Sekreter Hangi Özelliklere Sahip Olmalıdır?
*Büro otomasyon sistemlerini kullanmayı bilmelidir.
*Türkçeyi konuşma ve yazı dilinde kullanmakta çok iyi olmalıdır.
*Yazışma, raporlama ve dosyalama tekniklerini bilmelidir.
*Protokol kurallarını bilmelidir.
*Patronlarına, iş arkadaşlarına, iş yerine gelen müşterilere ve ziyaretçilere karşı nazik ve güler yüzlü olmalıdır.
*Bir iş yerinde her zaman strese, gerginliğe yol açacak durumlar olabilir, beklenmedik olaylar yaşanabilir. Bu gibi durumlarla başa çıkabilmek için soğukkanlı olmalıdır.
*İnsanlarla iletişimi iyi olmalıdır.
*İyi bir dinleyici olmalıdır.
*Ofis ortamında bir sorun çıktığında telaşa kapılmadan, nezaketini bozmadan sakin bir şekilde çözüm aramalıdır.
*İş yerinin prensiplerine uygun bir giyim stili oluşturmalıdır. Her zaman temiz ve bakımlı olmalıdır.
*Özgüven sahibi olmalı, çalıştığı firmayı ve şahsi konumunu en iyi şekilde temsil etmelidir.
*İş yükünü ve görevlerini doğru bir şekilde koordine etmeli, öncelikli ve daha sonraya bırakılabilecek işleri ayırt edebilmelidir.
*Zamanı iyi kullanan ve detayları gözden kaçırmayan biri olmalıdır.
*Planlama becerisine sahip olmalıdır. Özellikle yoğun olacağı bilinen iş günlerinin öncesinde ertesi günün planını bir gün önceden yapmış olmalıdır.
*Çalışma arkadaşlarıyla seviyeli ve iyi ilişkiler kurmalıdır.
*İş ortamında dedikodu yapmamalı, iş yerinde olup bitenleri dışarıda anlatmamalıdır.
Sekreter Ararken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
“Sekreter arıyorum” ilanı vermeden ya da istediğiniz gibi bir sekreter bulmalarını istemek için bir İnsan Kaynakları firması ile bağlantı kurmadan önce istediğiniz özelliklerin tam bir listesini çıkarmalısınız. Bu, herhangi bir eleman ihtiyacı söz konusu olduğunda ilk yapılması gereken iştir. Bu konuda düşünmek için önceden biraz zaman ayırırsanız listenizde en azından önemli maddeler eksik olmaz ve sizin için uygun olmayan eleman adaylarıyla görüşerek zaman kaybetmeniz gerekmez.
Görüştünüz adayların giyinmeyi, oturup kalkmayı bilip bilmediklerine, düzgün bir ifadeyle konuşup konuşmadıklarına dikkat etmelisiniz. Sekreteriniz müşterileriniz ve misafirlerinizle muhatap olacaksa bu özellikle önemlidir.
Adayların işiniz için gerekli olan ofis programlarını, temel ofis ekipmanlarını kullanmayı bilip bilmediklerini sorgulamalısınız.
Sekreterinizin muhasebe işleri ile de ilgilenmesini istiyorsanız bu konuda bilgili olduğundan emin olmalısınız.
Görüştüğünüz adayın mesai saatlerine düzenli olarak uyup uymayacağını ve gerekiyorsa esnek çalışma saatlerine de uyum sağlayıp sağlayamayacağını sorgulamalısınız.
Adayların fiziksel ve zihinsel açıdan yapacakları işe uygun kişiler olduklarından emin olmalısınız.
Yabancı Dil Bilen Sekreter
Bazı firmalar yabancı dil bilen sekreter adaylarını tercih ederler. Daha çok İngilizce bilen sekreter adayları aransa daberaber Rusça, Çince, Almanca, Fransızca gibi dilleri bilen kişiler de talep görmektedir.
Üniversite Mezunu Sekreter
Lise mezunları da sekreter ilanları arasında başvuracakları birçok iş bulabilirler. Ancak, bazı şirketlerin tercihi işletme, muhasebe, büro yönetimi, bilgisayar gibi alanlarda yüksek öğrenim görmüş üniversite mezunu sekreter adaylarını işe almaktır.
Yönetici Asistanı
Sekreter ile yönetici asistanı arasındaki farklar zaman zaman tartışma konusu olabilir. Bazı kişiler bu iki işin aynı şey olduğunu iddia ederler ki gerçekte öyle değildir. Bir yönetici asistanınsekreterin yaptığı işlerin yapabilmenin yanı sıra ekstra özellikler de taşıması gerekir. Örneğin birden fazla yabancı dil bilmesi ve yöneticinin yabancı misafirleriyle konuşabilmesi, kısa süre içinde toplantılar için etkileyici sunumlar hazırlayabilmesi, herhangi bir organizasyonda firmayı görünümü, davranışları ve konuşmaları ile mükemmel bir şekilde temsil etmesi beklenir.
İyi bir yönetici asistanı her zaman zarif ve bakımlı olmalıdır. İnisiyatif sahibi olmalı, gerektiği zaman yöneticinin yerine karar verebilmelidir. Yöneticiye iş görüşmeleri ve toplantılarından evlilik yıldönümü gibi özel günlere kadar her şeyi hatırlatmalıdır. Yöneticinin yapmak için zaman ayıramadığı, konsantre olamadığı işlerini en azından kolaylaştırmalıdır.
Özellikle büyük firmaların üst düzey yöneticileri temel muhasebe, halkla ilişkiler, hatta bazen psikoloji alanında eğitim almış yönetici asistanları ile çalışmayı tercih ederler. Yönetici asistanlığı sorumluluğu yüksek olan ve stresli bir iştir. Yöneticinin performansı ve başarısı asistanının performansıyla bağlantılıdır.
Damla Danışmanlık ile Sekreter / Yönetici Asistanı Bulmak
İnsan Kaynakları sektöründe 20 yıllık saygın bir geçmişi olan bir firma olarak firmanızın ofis personeli ihtiyaçları için en uygun adayları tespit edip sizinle buluşturmaktan mutluluk duyarız.
Yönetici asistanı veya sekreter arıyorsanız lütfen bizimle iletişim kurun ve aradığınız elemanın ne gibi özellikleri olmasını istediğinizi açıklayın. Hangi ofis programlarını bilmesi gerekiyor? Yabancı dil bilmesi gerekiyorsa bu dil nedir? Yaş aralığı ne olmalı? Bizi bu ve benzer konularda bilgilendirirseniz en kısa zamanda portföyümüzden kriterlerinize uygun olan adayı bulur ve sizinle buluşturmak üzere karşılıklı anlaşarak bir görüşme ayarlarız.
Sekreter Arıyorum diyorsanız tıklayın.