İşinizi ne kadar seviyor olursanız olun çeşitli sebeplerden dolayı verimliliğinizin yeterli düzeye çıkmadığı ya da potansiyelinizi tam anlamıyla gerçekleştiremediğinizi düşündüğünüz zamanlar olabilir. Bu çok insani bir durum olmakla birlikte üzerinde durulmazsa yapmanız gereken işlerin yığınlar halinde birikmesine, stres seviyenizin yükselmesine, karşınıza çıkan yükselme olanaklarını kaçırmanıza ve en kötü ihtimalle işinizden ayrılmak zorunda kalmanıza neden olabilir. İş yerinde verimliliği arttırmak için sizin yapabileceğiniz en doğru şey “daha fazla değil daha verimli çalışma” felsefesini benimsemektir. Peki, son yıllarda herkesin dilinde olan bu yaklaşımı iş hayatınıza nasıl yansıtabilirsiniz?
1. Belli işlere harcadığınız zamanı ölçün ve sınırlandırın.
Siz hangi işe ne kadar zaman harcadığınızın son derece farkında olduğunuzu düşünebilirsiniz ve emin olun ki zamanın kontrolünü elinde tuttuğunu düşünen tek kişi siz değilsiniz. Ancak yapılan araştırmalar çalışanların ancak %17 kadarının belli görevlere ayırdıkları zaman konusunda isabetli tahminlerde bulunabildiklerini ortaya koyuyor. Akıllı telefonunuza ya da iş bilgisayarınıza bir kronometre uygulaması indirerek ana ve yan görevlere harcadığınız zamanı tam anlamıyla ölçmek bu noktada bir sorununuz olup olmadığını anlamanıza yardımcı olacaktır.
Eğer kimi işlere gereğinden ya da sandığınızdan fazla zaman harcadığınızı fark ederseniz, belli bir teslim süresi olmayan işleri bitirmek için dahi makul süreler ve zaman aralıkları belirleyerek iş yükünüzü dengeli biçimde dağıtabilirsiniz.
2. Düzenli olarak ve yeterli ölçüde mola verin.
Gün boyunca durmak bilmeden çalışmak beyninizi yorar ve verimliliğinizin düşmesine neden olur. Her zaman yeterli ölçüde mola verdiğinize emin olmak iş verimliliğini arttırmak için yapabileceğiniz en doğru şeydir. Bunaldığınız anlarda vereceğiniz 5 dakikalık kısa bir mola ya da ofis içinde yapacağınız ufak bir yürüyüş bile saatlerdir üzerinde çalıştığınız problemin çözümünü bulmanıza yardımcı olabilir. Ancak özellikle bilgisayar başında çalışıyorsanız molalarınızda sosyal medya hesaplarınızı kontrol etmek ya da internette gezinmek yerine aklınızı işten uzaklaştıracak seçeneklere yönelmenizde (biraz temiz hava almak, gözlerinizi dinlendirmek, hayal kurmak, iş arkadaşlarınızla sohbet etmek gibi) fayda olacaktır.
3. İki dakika kuralını uygulayın.
İki dakika kuralı ünlü girişimci Steve Olanski tarafından işte daha verimli olmak isteyenler için geliştirilmiş bir uygulamadır. Buna göre eğer önünüze gelen bir görevin iki dakikadan daha az sürede tamamlanacağını düşünüyorsanız onu hiç beklemeden, elinize geçtiği anda tamamlamanız gerekir. ABD’de yapılan bir verimlilik ve performans araştırmasında bu tarz küçük çaplı işlerin ertelendiklerinde hemen yerine getirilmelerine nazaran daha fazla zaman aldıklarını kanıtlamıştır.
4. Aynı anda birden fazla işi halletmeye çalışmayın.
Multitasking olarak da adlandırılan aynı anda birden fazla iş üzerinde çalışma durumu hala bazı işveren ve yöneticiler tarafından teşvik edilse de uzman psikologlar bunun zaman kaybı yaratan ve verimliliği düşüren bir uygulama olduğu konusunda birleşiyorlar. İşyerinde performansınızı en yüksek seviyede tutmak için görevlerinizi öncelik sırasına koymayı ve belli bir zaman zarfında yalnızca tek bir işe odaklanmayı tercih edebilirsiniz.
5. Yolda geçirdiğiniz zamanı değerlendirin.
İşe giderken aracınızda, serviste ya da toplu taşımada geçirdiğiniz zamanı gün içinde yapacağınız işleri bir düzene koyarak geçirmek işe başladığınızda kendinizi çok daha rahat hissetmenize neden olacaktır. Hemen cevaplanabilecek basit e-postaları halletmek ya da o gün hangi işlerinizin acil ya da öncelikli olduğuna karar vermek yolda yapabileceklerinizden yalnızca birkaçı.
6. Bildirimleri kapatın.
Çalışırken telefonunuza ya da bilgisayarınıza WhatsApp, Facebook, Instagram gibi uygulamalardan gelen bildirimler, onlara hemen cevap vermeseniz bile, dikkatinizi dağıtarak verimliliğinizi düşünebilirler. Bundan kaçınmak için iş yerine girdiğinizde şirket içi e-postalar için kullandığınız hariç tüm uygulamaların bildirimlerini kapatmayı deneyin.
7. 90 dakikalık döngüler halinde çalışın.
Florida Devlet Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmada ara vermeden en fazla 90 dakika çalışan sporcuların, müzisyenlerin, satranç oyuncularının ve daha birçok iş kolundan insanın tek seferde 90 dakikadan fazla çalışanlara göre daha verimli olduklarını ortaya koymuştur. İşyerinde verimliliği arttırmak için işe başladığınızda telefonunuzun alarmını bir buçuk saat sonraya koyun ve bu süre bittiğinde kendinizi elinizdeki göreve ne kadar kaptırmış olursanız olun kalkıp kısa bir mola verin.